Trợ thủ đắc lực cho người làm hành chính văn phòng - tủ hồ sơ

Nhìn bền ngoài, công việc của người làm hành chính văn phòng dường như là đơn giản và thật nhàn nhạ. Nhưng khi bắt tay vào việc thì chúng ta mới biết biết được sự phức tạp bởi khối lượng sổ sách, giầy tờ trong cơ quan đều phải thông qua khối hành chính. Vậy để khắc phục tình trạng này, Xưởng cơ khí thiết bị lưu trữ hồ sơ giới thiệu sản phẩm tủ hồ sơ và một số thao tác giúp cho người làm hành chính văn phòng dễ dàng trong quản lý tài liệu, hồ sơ 

1. Lựa chọn tủ hồ sơ

Tủ locker - tủ hồ sơ sản xuất trực tiếp tại xưởng cơ khí

Theo cách làm truyền thống, cũng như điều kiện khó khăn của những năm trước đây, việc lưu trữ tài liệu hồ sơ trong những file hay những chiêc tủ  nhỏ dường như đã làm cản trở việc xư lý và tra cứu tài liệu mỗi khi cân thiết tại nhiều cơ quan. Hãy thay đổi suy nghĩ và ngay lập tức tìm mua một chiếc tủ hồ sơ lớn nhất có thể phù hợp với văn phòng nơi bạn làm việc.

Hiện nay sản phẩm này có rất nhiều loại đa dạng và phong phú từ chất liệu gỗ truyền thống, gỗ ép đến chất liệu sắt sơn tĩnh điện dễ dàng lắp đặt như hiện nay. Anh chị có thể chọn sản phẩm cánh mở hoặc cánh lùa sao cho phù hợp với diện tích hiện có. Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn. Giấy note là loại giấy mang hơi thở hiện đai, xuất hiện từ những năm 2000 trở lại đây, nó trở thành món đồ quen thuộc với mọi người, đặc biết chúng luôn đồng hành trong công việc với dân làm văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

2. Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Tủ locker - Tủ đựng đồ cá nhân 10 cánh

Công việc trở nên đơn giản nếu như chúng ta phân loại và sắp xếp hồ sơ một cách khoa học và tuần tự theo thời gian. Một vài gợi ý sau

Phân loại:

-      Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: Kế hoạch, báo cáo, công văn

-      Phân loại theo cụm : Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

-      Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý

Sắp xếp: Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

-     Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

-     Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

-     Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi

3. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

-     Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.

-     Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

4. Lưu trữ hồ sơ khoa học giúp cho việc tra cứu trở nên dễ dàng và chính xác

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng và chính xác. Các bạn nên làm theo các bước như sau:

-     Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

-     Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự

-     Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

-     Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Bạn thấy đấy, công việc hành chính văn phòng tưởng như rất đơn giản nhưng thực ra vô cùng khó khăn, vất vả và công việc đòi hỏi sự cần cù, tỷ mỷ. Khi bạn làm việc cẩn thận và khoa học thì công việc hành chính của bạn luôn trở nên nhẹ nhàng và diễn ra nhanh chóng. Đặc biết với sự giúp đỡ của trở thủ đặc lực Tủ hồ sơ hay còn gọi là tủ văn phòng, giúp cho văn phòng trở nên gọn gàng và giúp cho việc tra cứu tài liệu trở nên nhanh chóng và chính xác cao.

Xưởng cơ khí thiết bị lưu trữ hồ sơ chuyên sản xuất và gia công nội thất sắt sơn tĩnh điện : tủ hồ sơ, tủ locker, tủ quần áo, giường tầng sắt với dây chuyền sản xuất hiện đại cùng đội ngũ chuyên gia giầu kinh nghiệm và công nhân trẻ đầy tâm huyết. Chúng tôi rất mong được cộng tác cùng quý anh chị khối văn phòng cũng như các doanh nghiệp trẻ cũng như cá nhân muốn xây dựng hệ thống đại lý cấp 1 cho xưởng sản xuất.